DMS - A dokumentum menedzsment részletesebben

DMS – A dokumentum menedzsment részletesebben

DMS – A dokumentum menedzsment részletesebben

A dokumentumkezelő rendszerben minden dokumentumról a cég üzleti modelljét tükröző „metaadatok” (leíró adatok) tárolódnak. A metaadatok alapján a dokumentumok tetszőleges üzleti metszetben könnyen visszakereshetőek.

A rendszer az alábbi funkciókat biztosítja

 Egymáshoz tartozó dokumentumok összekapcsolása:

    • egy projekt minden összetartozó dokumentuma, szerződések és mellékleteik, nyers és aláírt példányok, ajánlatok, tervezetek, e-mailek és mellékleteik, jegyzetek, stb. – minden egy helyen

 Összetett töredékszavas keresés az összes metaadatra és a dokumentumok tartalmára:

    • az indexelt anyagok belsejében tetszőleges kifejezésre rákereshetünk, a címek, címkék és kategóriák között is gyerekjáték megtalálni bármilyen szövegrészt

 Csoportmunka-támogatás:

    • lehetőség van a dokumentumok közös kezelésére, szerkesztésére; adott dokumentumra való hivatkozás elküldésére, így magát (az akár több megabyte méretű) dokumentumot nem kell csatolnunk, ezáltal nem terheljük a mail szervert

 Felhasználói jogosultságok dokumentumokhoz kapcsolása:

    • engedélyek létrehozása a hozzáféréshez, megtekintéshez vagy szerkesztéshez – mindez akár meglevő címtárakból csoportosan is megadható

 OpenOffice integráció:

    • a nyílt forráskódú, ingyenes irodai programcsomag összehangolása a dokumentumkezelővel, hogy a szöveges és táblázatos anyagokat ebben szerkeszthessük

 Beépített PDF megjelenítő:

    • a küldött és kapott PDF formátumú anyagokat egy gombnyomással megjeleníthetjük, nincs szükség külső program integrációjára

 Verzió- és tranzakció-követés:

    • bizonyos dokumentumok (pl. ajánlatok) különböző verzióinak és a verziókon belüli változatoknak hatékony nyomon követése: megtudhatjuk, hogyan változtak az adott ajánlatok, ki mikor mit írt bele, azonnal látható, hogy az adott ajánlatnak hány változatát küldtük ki és mikor, melyik a legfrissebb verzió és az kinél járt utoljára

 Ajánlatok, szerződések készítése, jóváhagyása:

    • meghatározott módon készíthetünk anyagokat, amik egységesen tartalmazzák az előre definiált, dokumentum-típustól függő formátumokat, címkéket

 Tervdokumentációk, rajzok, fotók, videó- és hanganyagok tárolása metaadatokkal:

    • nem csupán szöveges dokumentumokat, hanem bármilyen formátumú digitális anyagot felvehetünk, címkézhetünk, visszakereshetünk

 Bejövő számlák utalványozásra történő jóváhagyása és könyvelésre küldése:

    • a hivatalos papírok digitális életútjának minden szakasza szabályozható, időzíthető, emlékeztetőket, automatikus folyamatokat állíthatunk be hozzájuk, így minden kontrollálható és precízen követhető.

A DMS-hez kapcsolódó könnyed hangvételelű Blogbejegyzésünket itt olvashatja.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Kapcsolódó bejegyzések